Хоча описувана нами система й призначена для надання інформації користувачам — працівникам підприємства, не можна забувати й про інформаційну безпеку: у кожного має бути доступ тільки до дозволеної йому інформації. Тому система має забезпечувати управління правами доступу до статей, документів, розділів знань тощо, та протоколювати дії користувачів.

Вказаних вище основних функціональних можливостей підприємству (якому — з часом, а якому — й швидко) може вже й не вистачати, адже апетит до зручного управління інформацією збільшуватиметься з досвідом. Тож функціональність системи має бути розширюваною. Бажано — за допомогою чогось на кшталт плагінів, щоб можна було реалізувати будь-які забаганки. І, само собою, система має вміти інтегруватись з іншими інформаційними системами, щоб автоматично «витягувати» звідти потрібні відомості, або ж, навпаки, «віддавати» наявну в системі інформацію.

_{Джерело: Онлайн-експозиція "У вік інформації"}

Отака система і дозволить вам побудувати власний Манденіум для системи процесів вашого підприємства. Власне Місто знань, де будь-який працівник підприємства знайде відповідь на питання щодо порядку виконання своєї роботи, вимог до результатів, зв'язку з внутрішніми та зовнішніми споживачами та постачальниками тощо.

— Людство переживає поворотний момент у своїй історії. Обсяг доступної інформації величезний. Для його спрощення та згущення потрібні нові інструменти, інакше інтелект ніколи не дізнається, як подолати труднощі, що його придушують, та не усвідомить прогрес, який він бачить та якого прагне, — Пол Отле, Трактат про документацію, 1934, с. 430.

По-друге, система має давати можливість «збирати» з таких квантових статей складені статті, що розкриватимуть, описуватимуть комплексні питання. Важливо, що при цьому йдеться не про гіпер-посилання (доречі, про гіпертекст Отлє теж писав), а про повне чи часткове, залежно від потреб, включення квантового документу у складений.

Поєднання цих двох властивостей системи дасть змогу документувати одну й ту саме інформацію лише один раз, що радикально спрощує управління інформацією в подальшому. Та, при цьому, дозволяє користувачеві читати не безліч окремих «карток», а, за потреби — суцільний складений документ.

Звісно, система має вміти відмічати квантові статті («картки») «анотаціями про род та вид інформації, що вони містять», як писав Отлє. А простіше та сучасніше кажучи — помічати статті тегами. Та було б непогано, щоб обирати з квантових статей ті, що потрібно «підтягнути» у складені — можна було за комбінацією потрібних тегів.

_{Джерело: Поль Отлє. Трактат про документацію, 1934, с. 42}

Наша інформаційна система має давати аналітикам, що підтримують нормативну базу, можливість аналізувати взаємозв'язки та взаємовикористання квантованих та складених статей. Щоб, за потреби змінити щось в квантовій статті, розуміти, як це вплине на інші документи. А ще — редагувати статті за методом WYSIWYG: як аналітик бачить статтю під час редагування, так вона виглядатиме і для користувача.

Як заговорили про редагування, розглянемо ще одну важливу функціональну можливість. Одна і та сама інформація для різних цілей може бути викладена з різним рівнем деталізації. Наприклад, директор компанії не завжди має знати деталі порядку виконання окремого бізнес-процесу. А от власнику цього бізнес-процесу — потрібно розбиратись в процесі якомога глибше. Можна, звісно, написати (або зібрати з квантових) дві статті: одну із загальним описом, іншу — з детальним. Та краще (щоб не дублювати інформацію, звісно) було б написати (зібрати) одну статтю, яка б містила б одразу і узагальнення, і подробиці. Для цього система має давати можливість перемикати ступінь деталізації та «збирати» тексти статей так, щоб вони відображувались у різних режимах. Режими відображення стануть у нагоді і тоді, коли доведеться регламентувати, наприклад, процес, що може йти за різними сценаріями.

Очевидно, що для того, аби користувачам було простіше знайти відповіді на питання (наприклад, що і як робити в процесі? Які вимоги до результату? Хто є внутрішнім клієнтом? тощо), система має забезпечувати повнотекстовий пошук як за словами та виразами, так і за тегами. В ідеалі — вміти підключати пошукові засоби великих пошукових машин, на кшталт Google, щоб надати правильну відповідь навіть на неправильний (через неграмотність або друкарські помилки) запит.

Знання та нормативні вимоги швидко змінюються. Тож, щоб аналітики, які підтримують систему бізнес-процесів та її базу знань, якомога швидше дізнавались від користувачів (виконавців) про невідповідність регламентів реальності, система має давати можливість написати та обговорити пропозиції, зауваження до кожної статті.

Інколи не вдається одразу правильно викласти або змінити текст вимоги, регламенту, інструкції тощо. А ще, бува, змінений варіант — гірший за попередній. Відтак система має дозволяти зберігати історію виправлень, порівнювати версії статей, документів між собою, та повертатись до попередніх варіантів.

Попередня частина — Кінець буде...

...на робочому столі стоїть екран, та забезпечений телефонний зв'язок. Вдалині, у величезній будівлі, знаходяться усі книжки та уся інформація, з усім, що потрібно для їхньої реєстрації та обробки, з усією апаратурою своїх каталогів, бібліографій та покажчиків,  усім перерозподілом даних на картках, аркушах і картотеках, з підбором та комбінацією, керованою висококваліфікованим персоналом. Місце зберігання та класифікації стає також місцем розподілу, на відстані, з дротами або без них, засобами телебачення або телетайпу. Звідти на екрані користувача відображається сторінка, яку необхідно прочитати, щоб дізнатись відповіді на питання, поставлені телефоном, дротовим або бездротовим. Екран буде подвійним, чи почетвереним, чи подесятереним, якщо потрібно водночас розглянути багато документів. Буде гучномовець, якщо слух має допомогти зору...

[Поль Отлє. Трактат про документацію, 1934, с. 428].

_{Джерело: Онлайн-експозиція "У вік інформації"}                                             

Полю Отлє та Анрі Лафонтену не судилося втілити у життя ці задуми. У 1939 році німецькі війська, що вторглися до Бельгії, знищили усі картки, колекцій газет, фотографій тощо, а в будівлі Манденіуму відкрили виставку мистецтва Третього Рейху.

До початку — Далі буде...

Один з тих, кого звуть батьками-засновниками теорії інформатики, Поль Марі Жіслен Отлє (Paul Marie Ghislain Otlet) народився у Брюсселі, 23 серпня 1868 року. Ще з дитинства захоплений читанням книжок, підлітком, завдяки батьку багато подорожуючи Європою, Поль набув неабиякого «користувацького» досвіду в книгарництві, бібліотечній та музейній справі. Може, саме тому, а може — завдяки отриманому у двадцять два роки ступіню доктора права та набутому досвіду роботи з призначеним швидше приховувати сенс, аніж прояснювати його, юридичним крючкодерством, він захопився питаннями управління інформацією. Відтак, вже у 1892 році опублікував Ессе про бібліографічну теорію (Essai sur la théorie bibliographique), в якому розкрив один з ключових недоліків наукових книжок та статей: різноманіття їхніх структур у різних авторів та їхню насиченість мовними (літературними) тонкощами, повторюваннями, багатослів'ям тощо. На думку Отлє, ідеально було б позбавити наукові роботи усієї цієї «води», та зібрати на окремих картках усе, що є новим, та додає знань. Доповнивши кожну таку картку анотаціями про род та вид інформації, що вони містять, їх, писав Поль Отлє, можна було б зібрати у щоденно оновлюваний загальний каталог, щоб кожен міг швидко отримати потрібне йому знання.

Думка у Поля Отлє не розходилась зі справою. У 1895 році, разом з майбутнім нобелівським лауреатом Анрі Лафонтеном (Henri La Fontaine), він заснував перший у світі Міжнародний інститут бібліографії. Та, не зупинившись на цьому, замислив ще більш амбітний проект: не просто зібрати всю інформацію у світі, а зробити її доступною будь-якій людині, у будь-якій точці земної кулі.

Здається, знайома ідея? Навіть користуєтесь подібними засобами? Тільки, мабуть, такими, що з'явились, принаймні, на дев'яносто років пізніше…

Отлє та Лафонтен змогли зацікавити своєю ідеєю бельгійський уряд, і той у 1910 році виділив кошти та приміщення, у якому вчені створили Манденіум (Mundaneum) — «Місто знань», всесвітнє інформаційне сховище. Протягом десяти років у ньому була зібрана інформація у кількості, що вражала сучасників: понад 12 мільйонів інформаційних карток, понад 200 тисяч газет, сотні тисяч плакатів, листівок та фотографій. А для систематизації усієї цієї безлічі відомостей використовувався розроблений Полем та Анрі… універсальний десятковий класифікатор. Так, так, той самий УДК, добре знайомий сьогодні майже усім. Ну, як не усім, то, принаймні, тим, хто сам пише статті та книжки. :)

_{Джерело: Онлайн-експозиція "У вік інформації"}

Особливо відмітимо, що, на той момент, ідея збирати ще й зображення, фотографії тощо як елементи знань — була зовсім не очевидною. Та Отлє вважав, що документ (до речі, Поль прирівнював книгу та документ) — є викладенням думок, ідей, фактів, знань тощо не тільки літерами, але й графіками, діаграмами, ілюстраціями, кіно (відео), та навіть тактильними, смаковими, нюховими тощо засобами [Поль Отлє. Трактат про документацію, 1934, с. 429]. На думку вченого, найбільш загально книгу та документ можна визначити як носій, що містить відображення певних інтелектуальних даних [Поль Отлє. Трактат про документацію, 1934, с. 43].

Досвідчений читач, мабуть, і в останньому визначенні побачив щось дуже знайоме. А як же ж! Майже таке саме визначення поняттю документ дають сучасні стандарти ISO, зокрема — ISO 9000:2015 Системи менеджменту якості. Основні положення та словник термінів: документ — це інформація та носій, на якому вона міститься.

Далі буде...