Теорія обмежень (яку також називають теорією обмежень систем) — це простий, зрозумілий, логічний та працюючий інструмент керівника, що базується на керуванні обмеженнями.

Що таке обмеження? Це слабка ланка, або вузьке місце, що гальмує розвиток компанії. Як ми вже згадували, існує декілька типів обмежень: потужність, ринок, час виконання. Відкритим залишається питання: як керувати обмеженнями?

Відповідно до теорії обмежень таке управління здійснюється у 5 кроків:

Крок 1. Знайти обмеження.

Обмеженням може бути працівник, верстат, операція, інструмент, процес...  Навіть політика або стратегія компанії в цілому. При цьому потрібно розуміти, що елемент бізнесу можна вважати обмеженням тоді, коли максимальна продуктивність системи дорівнює максимальній продуктивності такого елементу.

Крок 2. Вирішити, як можна максимально ефективно використовувати обмеження.

Потрібно розробити схему, відповідно до якої обмеження буде працювати максимально ефективно. Знизити кількість перестоїв, забезпечити підміну, дублювання тощо. Зрештою, розвантажити (якщо є така можливість) обмеження.

Крок 3. Підпорядкувати усі інші елементи системи прийнятому рішенню.

Не потрібно керувати «усім та одразу». Потрібно підпорядкувати інші частини системи потребам обмеження. Тільки в цьому випадку зростає ефективність системи в цілому. З одному боку, крок небезпечний тим, що будь-яка система чинить опір змінам. З іншого — розумні зміни, сенс та мета яких донесені до рядових виконавців, зустрічають менший опір, ніж «абстрактні».

Крок 4. Розширити «вузьке місце», або укріпити «слабку ланку».

Треба подбати про усунення виявленого обмеження системи. Саме час згадати, що обмеження бувають трьох типів, тому «усунути обмеження» означає: додати потужності, залучити нових клієнтів, скоротити час виконання замовлень.

Крок 5. Якщо на кроці 4 обмеження було усунуте, повернутись до кроку 1.

Саме цей крок запускає процес безперервного удосконалення. Це найскладніший крок, тому що перехід від одного обмеження до іншого може загрожувати стабільності роботи системи. Але це й один з найважливіших кроків: якщо його не зробити, у вашій системі залишиться невідоме вам обмеження.

Таким чином, теорія обмежень дає відповідь на довічне питання: "що робити?" і запускає процес безперервного вдосконалення компанії. А якщо подивитись трохи ближче, дає відповідь на наступні питання:

• що потрібно змінити? — дозволяє виявити основну проблему.
• на що змінити? — дозволяє знайти рішення проблеми.
• як змінити? — дозволяє забезпечити співпрацю людей, від яких залежить реалізація рішення.