В статье «Проблематика управления идеями» мой коллега рассказал зачем управлять идеями и как компания может упустить свой шанс стоимостью 1 000 000 $. В этой статье тоже поговорим об  Idea Management, но о техническом аспекте, о том, как именно внедрить такой процесс.

Если компания взялась развивать управление идеями, то понадобится удобный инструмент, который поможет в этом. Инструмент, который будет управлять полным циклом процесса, от регистрации идеи до завершения проекта по ее внедрению. Только так  управление идеями будет приносить результат.

Аккумулировать и регистрировать идеи в одном месте — не велика трудность. Подойдет даже механизм со стикерами и пробковой доской. На доске даже некоторую структуру можно задать. Но при всей своей знаковости процесс регистрации является самым простым в комплексе мер по управлению идеями.

Организовать последующие операции без подходящей информационной системы будет гораздо сложнее. Как организовать первичную и экспертную оценку и отбор идей? Как проводить творческое и техническое обсуждение идеи, внесение предложений по доработке, улучшению, дополнению? Как надежно хранить всю историю и как сделать, чтобы ею было удобно пользоваться? Как руководителю анализировать банк идей, принимать решения, кто будет формировать для него необходимые отчеты? И это все — только для работы с самими идеями, пока они не обретут более конкретные очертания и не станут настоящими предложениями. Тогда придется планировать, ставить задачи, контролировать проект и управлять многими другими процессами. И лучше всеми этими процессами управлять в едином информационном пространстве, а не в цепочке разрозненных инструментов.

Мы для управления идеями применяем настраиваемый модуль системы Адванта. На ее примере и покажу механизм внедрения и работы Idea Management.

Начнем с самого начала — с момента, когда решение управлять идеями принято. Первым делом на основе стратегических целей компании досконально разрабатывается бизнес-процесс. Назначаются ответственные люди, разрабатывается система мотивации. Продумывается структура для системного сбора идей, которая станет основой для управления инновациями.

Все это должно быть зафиксировано для донесения до сотрудников установленной методики управления идеями.

Далее необходимо обеспечить доступ к системе всем сотрудникам. Адванта является веб-приложением и позволяет обеспечить круглосуточный доступ с любого устройства, подключенного к интернету через личный кабинет.

При регистрации идеи необходимо не только внести саму идею, но и добавить ряд реквизитов для ее уточнения и удобной идентификации. После внесения идеи появляется необходимость обсудить ее с коллегами. Адванта позволяет создавать чаты-дискуссии, с возможностью пригласить сотрудников к комментированию и оценке предложения.

По результатам оценки можно провести первичный отбор наиболее интересных идей из общей массы. Отобранные идеи принимаются в дальнейшую работу, для чего создается карточка мини-проекта с необходимыми для управления разделами. 

Экспертная оценка необходима для понимания, какую выгоду можно извлечь из той или иной идеи. Должна демонстрироваться в разных срезах, учитывающих разные критерии оценки, для обоснованного принятия управленческого решения.

Имеется возможность привязать мероприятия по управлению идеями к рабочему календарю во избежание накладок и для правильной организации рабочего времени.

Проводя тематические совещания следует фиксировать результаты и давать доступ к информации как минимум всем заинтересованным сотрудникам. 

После  одобрения  инновационного  предложения  на  его  основе  прямо  из  карточки предложения создается проект по внедрению идеи. Это уже третья стадия разработки идеи и соответственно, третья форма карточки, гораздо более насыщенная функциональными возможностями в отличии от второй, и уже тем более первой. Здесь есть возможность организовать планирование (диаграмма Гантта), документооборот, коммуникации, управлять бюджетом, ресурсами и рисками. В общем весь инструментарий для успешного управления проектом внедрения.

Не стоит забывать о том, что инициаторов идей стоит поддержать в их начинаниях. Отсутствие обратной связи и материальных поощрений приводит к выгоранию сотрудников, потере интереса к деятельности, в общем — демотивирует.

Для всех этих инструментов Адванты можно устанавливать необходимые связи, прикреплять документы, создавать новые виды объектов на основании существующих, декомпозировать задачи. Таким образом все объекты удобно связываются в одну цельную структуру, в которой легко управлять жизненным циклом идеи.

Приведенный пример реализации управления идеями не является фиксированным. Все формы, шаблоны, отчеты и связи в Адванте имеют возможность настраиваться в соответствии с потребностями клиента. Система очень гибкая, в ней как из конструктора собирается модель, точно соответствующая бизнес-процессам заказчика.