35 сторінок, 6 схем і 16 сценаріїв: описання бізнес-процесів
Бізнес-процеси компанії склалися уже більше десяти років тому, бізнес стабільний і діяльність змінюється дуже рідко і незначно .
Більшість співробітників працюють у компанії багато років і добре знають свою роботу.
У компанії виникла потреба зробити свої процеси зрозумілими для вищого керівництва, забезпечити можливість зберігати знання про бізнес-процеси незалежно від їх виконавців і підготувати основу для покращення і автоматизації деяких процесів.
Реалізоване рішення
Спеціалісти компанії Roivix:
- підібрали експрес-методику для знімання високорівневої інформації про протікання процесів, щоб визначити їх структуру та взаємозв’язки
- провели серію зустрічей для знімання високорівневої інформації
- до зустрічей було залучене широке коло експертів, що дозволило забезпечити максимальну узгодженість майбутнього описання процесів вже на ранніх етапах робіт із документування
- у процесі зустрічей менеджери отримали інформацію з перших рук про фактичне протікання бізнес-процесів і змогли виявити можливості для покращень
- провели зустрічі з вузьким колом експертів для отримання детальної інформації про виконання процесів та їх результати
- склали докладні описання процесів
- провели узгодження описань із зацікавленими сторонами, організували вирішення спірних ситуацій в організації роботи
Результат
- Складена документація, за якою можна відтворити процеси, що протікають у компанії, з виконанням вимог до їх результатів без залучення фактичних виконавців цих процесів. Моделі процесів побудовані в нотаціях EPS та BPMN
- За рахунок узгодженості процесів між собою зменшилась кількість випадків зриву термінів виконання робіт,відхилення їх результатів від заданих критеріїв якості, конфліктів ресурсів з причин, пов’язаних з пересіканням різних процесів
- Вже на етапі документування заплановані мікропокращення, деякі з них застосовані «з коліс» та відображені в документації