Вам знайоме неприємне відчуття, що виникає у керівника, який зрозумів, що до планового терміну задача виконана не буде? «Особливо досвідчені» менеджери навіть вважають нормальним не вкладатися в строк. Мовляв, «це ж життя, всього не передбачиш». Передбачити все, напевно, дійсно неможливо, але ось суттєво підвищити точність планового оцінювання – можна, подивіться самі.

Ситуація

Керівництво компанії, що управляє інвестиційними проектами, вважає однією з конкурентних переваг оперативність підготовки і реалізації проектів. Але на практиці нерідко терміни зриваються. Затримки здаються цілком необґрунтованими, виникають претензії до співробітників. Допомогти ефективніше використовувати робочий час і професійні можливості співробітників повинна автоматизація планування і спільної роботи.

Рішення

Спеціалісти Roivix:

• вивчили специфіку проектів, які веде компанія, і особливості управління ними
• підібрали програмне забезпечення, що дозволяє:
  • планувати складні проекти
  • ставити задачі співробітникам
  • збирати інформацію про хід виконання окремих задач і проектів в цілому
• налаштували вибране ПЗ – MS Project Professional і MS Project Server, враховуючи особливості роботи замовника
• запропонували змінити технологію управління, а саме:
  • планувати не лише проекти, але і внутрішні процеси компанії
  • при розробленні планів проводити балансування ресурсів
  • співробітникам щоденно звітувати про хід задач і свої трудовитрати на їх виконання
  • керівникам проектів і процесів щотижня аналізувати хід роботи, коректувати планові терміни і трудовитрати
  • щомісяця уточнювати і щокварталу переглядати плани
• забезпечили методологічну підтримку керівників проектів і процесів при плануванні

На замітку

• деякі помилки, які роблять керівники при плануванні:
  • не враховують обов’язкові (відпустки) і вірогідні (хвороби, відгули) зменшення фонду робочого часу
  • дуже оптимістично оцінюють терміни виконання задач, пов’язані із залученням зовнішніх контрагентів (постачальників, підрядників), особливо – державних організацій
  • допускають участь одного і того ж співробітника в різних проектах і процесах так, що його планове завантаження часом перевищує 24 години на день
  • слабко деталізують плани, ставлячи окремі задачі з дуже великими плановими трудовитратами, тим самим провокуючи синдром студента
• замість того, щоб створювати запаси часу на виконання кожної задачі, краще створювати запаси часу на групи задач і проект в цілому
• майже неможливо організувати ефективне планування, не використовуючи сучасні інформаційні системи
• не варто при вирівнюванні завантаження ресурсів покладатися тільки на можливості інформаційної системи. Краще використовувати її як інструмент допомоги в аналізі, і самостійно аналізувати всі ситуації перевантаження і простоїв ресурсів